一、重點管理時間的「80/20」法則
花最少的力氣,獲得最多的效益(信奉:最小的成本,最高的效益),80%的成果,來自於20%的時間(一般80%的努力是與成果無關的)。
凡事挑簡單的先做,忙碌於無關緊要的瑣事,就會把最有價值、最重要的事,放到最後處理。
簡單來說:那些最有價值的工作,通常最困難、也最複雜。
善加管理時間就如開車需要有目的地一樣,沒有目標,就像是開車沒有目的地,什麼地方都去不了。
 
二、克服『拖延』的壞毛病
很多人常發下心願要『減肥』,但是年復一年,總是跟肥胖為友,那是因為只有『減肥』的願望,卻沒有『1個月要減2公斤,1年要減10公斤』這樣 確實的目標。
沒有目標就不會有計劃,自然就沒有實際行動,買了一堆減肥食譜、食品,執行了1星期,遇到不可抗拒之美食誘惑,很多人就會告訴自己『明天再做 吧!』
容忍自己對目標的放任,事情永遠都是明天才開始,目標永遠到不了。
※帕金森定律:「給你多久的時間,工作就會拖多久」。
一件兩小時即可完成的事, 給你一整天,你就會一整天才完成。

因此計劃時應確實:
1.為自己訂下明確的目標,列出每項達到目標的任務。
2.訂定可行的時間表,將任務分割成數個部份,困難任務一一釐清依序解決。
3.對於時間投報效益高的事情,必須優先處理及完成。
 

三、自我管理,改變習慣
改變習慣讓自己更有績效,更有效能。
Efficiency把事情很快地做好
Effectiveness效能
 
四、養成守時準時的習慣
有效運用時間,以具體計劃達成設定目標,隨時掌握計畫進度執行狀態,如期進行並且提前完成。
 
五、跑得快更要跑對方向
如果一天不能多增加一分鐘,我們只好把速度變成 2 倍,即使輸在起跑點,也要贏在『加速度』。
工作要有效率,應確實『跑對方向』。
很多人工作效率不彰,癥結點就在於『是否清楚任務的具體要求』

當接到長官交派任務時,一定要牢記三大原則:
1.『徹底清楚任務』:接到任務當下一定要確認主管對任務的要求和目標與您的理解是否一致,如果一開始的理解就錯誤,後面做得再勤快也是白費。
2.『再三確認工作時程』:確認主管要求完成任務明確時間表,主管往往下指令會少了時間目標,必須清楚正確完成時間表,以排定工作計劃及項目。
3.『定時向主管確認』:專案任務往往需要一段時間才能完成,重要專案進行中,別忘了定時向主管報告進度,並確認專案的進行方向有無修正或調整,以免屆時又是做白工。
 
六、善用『To Do List』-待辦事項清單規劃工作時程
1.用待辦事項清單來輔助及規劃每天的工作行程,是避免寶貴光陰被『時間賊』偷走的利器。
2.待辦事項清單應註明完成期限,以便提醒自己工作進度及落實今日事今日畢原則。
3.每天下班前徹底檢討應完成未完成事項,上班前15分鐘檢視當日的待辦事項。
 
七、判斷事情的輕重緩急,決定做事情的順序
上班族每天除了固定安排的既定工作外,還有許多突發事件需要處理,而打亂原有的工作計劃,此時必須判斷事情的輕重緩急,決定優先順序:
馬上辦1.先處理重要的,緊急的事情。
規劃好2.再處理重要的,不緊急的事情。
應拒絕3.再處理次要的,緊急的事情。
盡量不4.最後處理既不重要,又不緊急的事情。
 
八、養成一氣呵成完成工作習慣
一旦開始,就要專心一致,沒有 100%全部完成絕不停止。
如果你中間停下來好幾次,然後又重新開始,會使完成時間增加達數倍之多,因為每次你都要重新「暖身」 確認上次做到什麼地方。
從今起,每當你開始分心、半途想做其他事情時,就命令自己「回去工作!」
 
九、活用等待及零碎時間
撿歲時間1.火車、公車通勤的零碎時間,是最好的自修時間。
建立人脈2.等待的空檔時間可以打電話擴展人際關係,查閱行事曆或者閱讀有助職能提昇電子書,亦或即興記錄或計劃。
 
※好的時間管理就是把時間用在對的地方
※跑在時間前面思考及規劃。
 
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